Täglich erreichen uns viele eMails von Ihnen, über die wir uns freuen. Leider sind diese eMails oft fehlerträchtig und aufwändig bzw. überhaupt nicht zu erfassen - mit exotischen Datenformaten oder komplizierten Formatierungen können wir nun mal nichts anfangen.
Damit wir Ihre eMail rasch und gut verarbeiten können, haben wir folgende Tips zusammengestellt.
Unsere eMail-Adresse erfahren Sie hier.
 

Welche Datenformate verwenden?

• Für Text: MS Word (DOC, HTM), Rich Text Format (RTF) oder reiner Text (Ansi-Text) ohne Formatierungen. Schauen Sie sich in Wort die Ansicht "Online-Lyout" an, speichern Sie als HTML-Dokument.
• Für Bilder: JPEG- bzw. JPG-Format, 300 dpi Auflösung, 10 * 15 cm Größe (entspricht 1180 * 1770 Pixeln), mittlere bis hohe Qualitätsstufe. Bitte keine Kompression! Je höher die Qualität, desto niedriger ist die Kompressionsrate.
   

Auf eine aussagekräftige Betreffzeile achten
Die Betreffzeile (oder "Subject") ist unser erster Kontakt mit Ihrer eMail - und der prägt ja bekanntermaßen. Bei Vereinen sollte hier z.B. der Vereinsname, evtl. noch die Abteilung, stehen und ob es sich um einen Bericht oder eine Ankündigung handelt.
Ein kleines Beispiel: Der örtliche Sportverein schickt einen Spielbericht. So sollte in der Betreffzeile stehen "SV Kirchzarten: Spielbericht". Bei größeren Vereinen mit dutzenden Abteilungen müsste stehen "FT von 1844 Freiburg - Basketballabteilung: Termin".
Leser, die eine Anmerkung zu einem Artikel schreiben wollen, könnten im Betreff schreiben "Bemerkung zu Artikel in der Ausgabe vom...", um im "Inneren" der Mail in den ersten paar Zeilen konkreter zu werden. Vermeiden sollte man das nichtssagende Wort "Pressemitteilung". Sie befinden sich dann in Gesellschaft von dutzenden anderen Mails mit demselben Betreff - und riskieren, in der Warteschlange nach hinten zu rücken, weil andere Mails schneller zu bearbeiten sind.

Das "Von:"-Feld der eMail sollte aussagekräftig sein
Denn wir wollen wissen, mit wem wir es zu tun haben. Steht im "Von:"-Feld einfach nur der Name des Providers ("T-Online", "Freenet") oder so aussagekräftige Bezeichnungen wie "Abt. Kiza." in Verbindung mit einer Betreffzeile "Pressemitteilung" ist die Mail ein Kandidat für die Warteschleife oder - im Extremfall - für den Papierkorb.

Die eMail unten mit einer Adresszeile versehen
Manchmal kommt es vor, dass wird Fragen zu einem Artikel haben. Erleichtern Sie uns die Arbeit und schreiben Sie Ihren Namen, Adresse und Ihre Telefonnummer (am besten privat und geschäftlich, evtl. Mobilnummer) in die Fußzeile der eMail. Manche eMail-Programme kann man so konfigurieren, dass sie jede ausgehende E-Mail mit einer solchen Fußzeile versehen (bei Outlook-Express: Signatur). Hier ein Beispiel:
Hermann Xaver Schuler
Schulerstrasse 7, 79256 Buchenbach
Tel 07661/980000, Mobil 0171-1234567
eMail HermSchu@gmx.de

Berichte und Ankündigungen nur einmal verschicken
Manche vertrauen dem Internet nicht so ganz. Also schicken sie zur Sicherheit den Bericht nochmal per Fax. Doch auch dieses könnte versagt haben. "Schick ich den Artikel auch noch per Post ab!" sagt sich da mancher. Diese Mehrfachsendungen machen und viel Arbeit.
Sicherheitsfanatiker sollten z.B. auf ihrem Fax vermerken, dass derselbe Artikel auch per eMail unterwegs ist.

Bilder als separate Dateien versenden und nicht in Word-Dokumente einbetten
Denn Bilder können nicht ohne größere Anstrengungen wieder aus der Word-Datei geholt werden. Ein anderer Aspekt ist, dass Bilder - je nach dem, wie sie eingebettet wurden - in DOC-Dateien sehr ineffizient gespeichert werden: sie blähen die Dateien teilweise auf mehrere Megabyte auf. Und wir  freuen uns immer, wenn eMails mit riesigen Anhängen zeitraubend vom Mailserver zu laden sind.

Keine Briefköpfe, schmückende Grafiken oder Cliparts in Pressemitteilungen verwenden
Hier gilt dasselbe wie oben: Briefköpfe sind nichts anderes als Bilder oder Grafiken und blähen den Umfang der Datei nur unnötig auf. Jedwede unnötige Information in einer eMail verursacht zusätzliche Kosten, da zum einen das Mailsystem unnötig belastet wird und er zum anderen der Internetzugang oft nach Datenaufkommen bezahlt wird.

Keine "exotischen" Datenformate verwenden
Für jedes Datenformat benötigt man ein spezielles Programm zum Öffnen. Und selten sind diese Programme vorhanden. Solche Mail-Anhänge landen zwangsläufig in der digitalen Form des Papierkorbs. Zu den unerwünschten Formaten zählen unter anderem StarWriter, Lotus Word Pro, Wordstar, MS Powerpoint, MS Publisher, jegliche Layoutsoftware wie XPress, Indesign, Framemaker, Pagemaker, RagTime. Idealformat ist reiner Text, daneben sind Rich Text Format (RTF) oder Microsoft Word gängig. Für Letztere gibt es spezielle Betrachterprogramme, mit denen das Dokument geöffnet, gelesen und der Text in die Zwischenablage übernommen werden kann.

Kein Adobe Acrobat (PDF) für die Textübermittlung verwenden
Acrobat erhält einen extra Punkt in dieser Anleitung, da es vom Hersteller gern als ideales Datenaustauschformat gepriesen wird. In der Druckvorstufe ist Acrobat gern gesehen, in der Redaktion hat es jedoch nichts verloren. Es ist für die Übertragung von Text, der noch weiterverarbeitet werden soll, ungeeignet aus folgendem Grund: übernimmt man die Textinformation über die Zwischenablage, dann müssen später von Hand Textumbrüche und Trennstriche entfernt werden. Nicht selten erzeugt der Acrobat Reader auch "Datenmüll" - Zeilen und Wörter werden verwürfelt, manchmal ist überhaupt nichts lesbar.

In Word mit Tabellen formatieren, nicht mit Tabulatoren
Für tabellarische Darstellungen verwenden Sie bitte Tabellen. Die oft verwendete Alternative, mithilfe von Tab-Stops und Leerzeichen (Blancs) eine tabellarische Anordnung "zu zaubern", geht beim Umwandeln in HTML-Code verloren. Generell: Vergessen Sie die Tasten "Tab" und "Leerzeichen".

Für Benutzer des "großen" MS Outlook: Vorsicht bei Anhängen!
Microsoft hat ein spezielles Mailformat entwickelt, dass es dem Benutzer ermöglicht, so genannten "Rich Content" zu versenden, z.B. Text mit bestimmten Fonts, Größen und Auszeichnungen wie halbfett, kursiv usw. Mit diesem Format werden dann auch angehängte Bilder usw. verpackt. Der Pferdefuß an der Sache ist: MS Outlook Rich Text-Format kann nur eben dieser Mail-Client verarbeiten. Benutzer von z.B. Outlook Express (die abgespeckte Version, die jeder Windows-Version beiliegt) bekommen nur einen Anhang angezeigt mit dem Namen "winmail.dat". Mit Windows-Bordmitteln läßt sich hier nichts ausrichten. Tip: MS Outlook bietet unter dem Menü Extras/Optionen auf der Karteikarte "E-Mail-Format" eine Liste an, die man auf "Nur Text" stellen muss.

Angehängte Dateien müssen ein Suffix haben
Das Suffix (Dateierweiterung) gibt - zumindest unter Windows - den Dateityp an. Z.B. kennzeichnet die Endung "DOC" MS Word-Dokumente, das Kürzel "JPG" zeigt an, dass es sich um ein Bild im JPEG-Format handelt. Fehlt das Suffix, so läßt sich ohne größere Untersuchungen die Datei nicht öffnen. Gibt man anstelle von "Brief1.doc" bzw. "Brief1" zum Beispiel "Brief1." ein, dann wird KEIN Suffix angehängt.

Für PR-Agenturen: Keine Fotos in hoher Auflösung in einer E-Mail versenden
Auch als JPG-Dateien sind Farbbilder noch mehrere hundert Kilobyte groß und belasten unnötig die Mailsysteme und erzeugen zusätzlichen Datentransfer. Am besten niedrig aufgelöste Versionen der Bilder in die eMail einbauen und mit einem Link auf die hoch aufgelöste Version versehen, die auf einem Webserver liegt. Wir können uns dann bei Bedarf das Bild aus dem Internet holen.

BCC: Blindkopie - Empfänger verstecken

Verschicken Sie Urlaubspost und erzählen den Empfängern, wem Sie außerdem geschrieben haben? Nein? Genau so wenig müssen Sie beim Versand einer E-Mail jedem Empfänger mitteilen, wer die E-Mail noch bekommt. Neben der bekannten Option, unter "An" und "Kopie" (Cc.) die Empfänger einzutragen, können Sie Ihre E-Mail als "Bcc." (blind carbon copy, Blindkopie) verschicken. So bekommt nicht jeder Empfänger die komplette Adressatenliste, was zwei Vorteile hat: Es schränkt Missbrauchsmöglichkeiten durch Schadprogramme ein und verbirgt die einzelnen Empfänger voreinander. Angezeigt bekommt jeder Empfänger nur die "An" - und "Kopie" -Angaben, nicht aber die restlichen Bcc.-Adressen. Sofern Sie ausschließlich Bcc. verwenden, tragen Sie z. B. Ihre eigene E-Mailadresse als "An" ein, weil viele E-Mailprogramme sonst rätselhafte Angaben beim Empfänger anzeigen. Probieren Sie einfach den Bcc.-Versand einmal aus. Zum Beispiel bei Ihrem nächsten Urlaubsbericht. Dank Bcc. sinkt die Wahrscheinlichkeit, Opfer eines Schadprogramms zu werden — und Tante Erna wird nicht mehr böse, weil sie nun nicht sehen kann, dass der ach so unfreundliche Onkel Gustav die gleiche schöne E-Mail bekommt.
Lutz Lowis , 27.7.2007

Der Autor ist Experte der Fachgruppe Fritsi, der Freiburger IT Sicherheits-Initiative des medien forum freiburg e.V. (mff). Fritsi will die IT-Sicherheit in Unternehmen und von privaten Nutzern verbessern.